Former 50 ou 500 salariés : un projet, pas une session
Former une équipe de dix personnes à l’IA générative s’organise en quelques échanges. Former 50, 200 ou 500 salariés est un projet à part entière : il faut savoir qui former, à quoi, dans quel ordre, avec quels messages communs et quelle trace. L’acculturation vise un objectif précis : donner à tous les salariés les bases nécessaires pour utiliser l’IA de façon utile et prudente dans leur métier, comprendre ses limites, connaître les règles de l’entreprise et savoir à qui s’adresser en cas de doute. Elle ne cherche pas à faire de chacun un expert. Elle installe un vocabulaire partagé, des réflexes de vérification et de confidentialité, et un cadre connu de tous. Cet article propose une démarche en étapes, applicable entre quelques dizaines et quelques centaines de salariés : inventaire des usages, vagues par métier, groupes de dix, référents, charte, attestation et documentation. Il rappelle aussi ce que l’article 4 du règlement européen sur l’IA demande, et ce qu’il ne demande pas.
Ce que dit l’article 4 de l’AI Act, et ce qu’il ne dit pas
Depuis le 2 février 2025, l’article 4 du règlement européen sur l’intelligence artificielle demande aux fournisseurs et aux déployeurs de systèmes d’IA de prendre des mesures pour garantir, dans toute la mesure du possible, un niveau suffisant de maîtrise de l’IA de leur personnel et des autres personnes qui utilisent ces systèmes pour leur compte. Le déployeur est l’organisation qui utilise un système d’IA sous sa propre autorité dans un cadre professionnel : c’est la situation de la plupart des entreprises dont les salariés utilisent un assistant conversationnel. Le texte tient compte des connaissances, de l’expérience et de la formation des personnes, ainsi que du contexte d’utilisation. Il ne fixe ni durée, ni contenu, ni format, et ne prévoit aucune certification. Aucune formation ne garantit à elle seule la conformité : une session par métier est l’une des mesures possibles, à côté du cadre interne. Cet article ne constitue pas un conseil juridique ; votre conseil peut vous aider à définir les mesures adaptées.
Étape 1 : inventorier les usages réels
La démarche commence par un état des lieux. Quels outils d’IA sont utilisés dans l’entreprise, officiellement ou non ? Par quels services, pour quelles tâches, avec quelles données ? Un questionnaire court adressé à tous les salariés, complété par quelques échanges avec les managers et la DSI, suffit en général à dresser une première carte. Elle fait souvent apparaître trois catégories : des outils déployés par l’entreprise, des outils tolérés sans cadre, et des usages individuels sur des comptes personnels. Pour chaque usage, notez le niveau de risque : simple aide à la rédaction, traitement de données personnelles ou confidentielles, contribution à une décision qui concerne une personne. Cet inventaire a trois fonctions. Il oriente le contenu de la formation vers les usages réels. Il permet de prioriser les publics. Et il constitue la première pièce du dossier de documentation, à mettre à jour à chaque nouvel outil ou nouvel usage significatif.
Étape 2 : découper la population en vagues par métier
Former tout le monde la même semaine est rarement possible, ni souhaitable. Mieux vaut organiser des vagues successives, construites à partir de l’inventaire. Une logique fréquente consiste à commencer par la direction et les managers, qui doivent porter le cadre et répondre aux questions de leurs équipes, puis à enchaîner avec les fonctions dont l’usage est le plus intense ou le plus sensible : relation client, ressources humaines, juridique, finance, communication. Les autres services suivent. Chaque vague regroupe des métiers proches, ce qui permet d’adapter les exercices : un commercial, un comptable et un technicien de maintenance n’utilisent pas l’IA sur les mêmes tâches. La partie commune du programme, consacrée au fonctionnement des outils, à leurs limites, aux données à protéger et aux règles internes, reste identique pour tous. C’est ce socle commun, décliné par métier, qui assure la cohérence du message à l’échelle de l’entreprise.
Étape 3 : des groupes de dix et un calendrier réaliste
Pour une formation pratique, un groupe d’une dizaine de participants permet au formateur de suivre chacun. Au-delà, la session se transforme en conférence. Le calcul du nombre de sessions est donc simple : 50 salariés représentent 5 groupes, 200 salariés 20 groupes, 500 salariés 50 groupes. Ces sessions s’étalent sur plusieurs semaines ou plusieurs mois, selon la disponibilité des équipes et les périodes de forte activité à éviter. Le format à distance facilite la composition des groupes lorsque les salariés sont répartis sur plusieurs sites ; le présentiel, dans vos locaux, peut se justifier pour un site qui concentre une équipe nombreuse, en enchaînant plusieurs groupes sur quelques jours. Un groupe pilote en début de démarche permet d’ajuster le programme, les exemples et la présentation de la charte avant de dérouler les vagues suivantes. Le calendrier se construit avec l’organisme de formation : chaque date est fixée une fois le formateur confirmé.
Étape 4 : des référents IA dans chaque service
Une journée de formation ne suffit pas à installer des pratiques durables : les questions arrivent ensuite, au contact des tâches réelles. D’où l’intérêt de désigner, dans chaque service ou chaque site, un référent IA. Ce n’est pas un expert technique, mais un utilisateur à l’aise avec les outils, volontaire, identifié par ses collègues. Son rôle est simple : répondre aux questions courantes, partager les bonnes pratiques et les prompts qui fonctionnent, faire remonter les difficultés, les nouveaux usages et les incidents vers la personne qui pilote la démarche. Les référents peuvent suivre une formation plus approfondie, par exemple au prompt engineering ou à l’automatisation, et se réunir régulièrement pour mettre en commun ce qu’ils observent. Ils sont aussi un relais utile pour la mise à jour de la charte et de l’inventaire. Leur temps doit être reconnu et prévu dans leur charge de travail : sans cela, le rôle s’éteint au bout de quelques semaines.
Étape 5 : une charte présentée en séance, pas par courriel
La formation donne les compétences ; la charte d’usage fixe les règles. Elle précise les outils autorisés, les données qui ne doivent jamais être saisies, les usages soumis à validation, la vérification attendue des résultats, la transparence vis-à-vis des clients ou des usagers lorsque c’est nécessaire, et la conduite à tenir en cas de doute ou d’erreur. Elle doit être courte, concrète et illustrée d’exemples tirés des métiers de l’entreprise. Une charte diffusée par simple courriel est rarement lue. Présentée pendant la formation, discutée avec les participants, appliquée dans les exercices, elle devient un outil de travail. Les questions posées en séance révèlent d’ailleurs les zones floues à préciser dans la version suivante. La charte se coordonne avec le règlement intérieur, la politique de sécurité informatique et les règles de protection des données ; selon les cas, l’information ou la consultation du comité social et économique peut être requise.
Étape 6 : attestation et dossier de documentation
Documenter les actions menées est une bonne pratique : c’est ce qui permet d’en rendre compte, en interne comme vis-à-vis de tiers. Le texte n’impose pas de format, mais un dossier simple remplit bien ce rôle. Il rassemble l’inventaire des usages et sa date de mise à jour, la cartographie des publics et du niveau visé pour chacun, les programmes des formations suivies, les feuilles d’émargement ou relevés de connexion, les attestations de réalisation par participant, la charte et ses versions successives, ainsi que la liste des référents. Chaque participant à une formation d’AI2 reçoit une attestation de réalisation, et l’entreprise dispose du programme détaillé de chaque session. Ce dossier sert aussi au pilotage : il montre quels services restent à former, quels nouveaux salariés doivent l’être à leur arrivée, quels outils ont changé. Il se met à jour au fil de l’eau, et non dans l’urgence.
Le budget : un calcul par groupe
Le budget d’une démarche d’acculturation se calcule à partir du nombre de groupes. Sur la grille publique d’AI2, une journée de formation en intra-entreprise, gamme Premium, coûte 3 490 € HT par groupe de 10 participants maximum, en ligne ou dans vos locaux, frais de déplacement en sus en présentiel. Pour 50 salariés, soit 5 groupes, le budget de formation s’élève donc à 17 450 € HT ; pour 200 salariés, soit 20 groupes, à 69 800 € HT. Le devis précise le nombre de sessions, les modalités et le calendrier. Pour les fonctions qui ont besoin d’aller plus loin, une deuxième journée par métier ou une formation spécialisée peut compléter le socle. Le financement relève du plan de développement des compétences de l’entreprise, avec une prise en charge possible par l’OPCO selon ses critères, qui dépendent notamment de la taille de l’entreprise. Les formations courtes ne sont pas certifiantes et ne sont pas éligibles au CPF.
Après les vagues : entretenir et mettre à jour
Une démarche d’acculturation ne s’arrête pas à la dernière session. Les outils évoluent, de nouveaux salariés arrivent, des usages apparaissent, d’autres doivent être encadrés plus strictement. Quelques rendez-vous suffisent à entretenir la dynamique : intégrer un module IA dans le parcours d’accueil des nouveaux arrivants, réunir les référents chaque trimestre, mettre à jour l’inventaire et la charte une ou deux fois par an, proposer des formations approfondies aux fonctions qui en expriment le besoin. Pour la direction, une formation dédiée aux dirigeants permet de traiter les questions de priorisation, de gouvernance et de feuille de route que la journée commune n’aborde pas. Avant de lancer la démarche, un échange de cadrage avec l’organisme de formation aide à dimensionner les vagues, à choisir entre distance et présentiel et à préparer le groupe pilote. AI2 fournit pour chaque session le programme, la convention et les attestations de réalisation.
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