Pourquoi la fonction RH est concernée en premier
La fonction RH produit une quantité considérable de textes : fiches de poste, annonces, grilles d’entretien, comptes rendus, livrets d’accueil, notes de service, procédures, réponses aux questions des salariés, supports de formation, documents pour les instances représentatives. Une grande partie de ce travail consiste à rédiger, reformuler, harmoniser et synthétiser, ce que l’IA générative sait faire. Les équipes RH l’utilisent donc souvent déjà, de manière individuelle et sans règles communes. C’est aussi la fonction où les erreurs coûtent le plus cher : elle traite des données personnelles de candidats et de salariés, elle prend des décisions qui affectent des carrières, et elle est soumise au droit du travail, au RGPD, au principe de non-discrimination et désormais au règlement européen sur l’IA. Les douze cas d’usage présentés ici ont été choisis pour leur utilité quotidienne et pour leur compatibilité avec ce cadre, à condition de respecter les précautions indiquées. La suite détaille ce cadre et ce qu’une formation doit couvrir.
Cas 1 à 3 : fiches de poste, annonces et grilles d’entretien
Premier cas : la fiche de poste. À partir des notes d’un manager, l’IA produit une première version structurée en missions, activités, compétences et conditions d’exercice, que le RH complète et valide. Deuxième cas : l’annonce. La fiche de poste devient une annonce claire, déclinée pour un jobboard, un réseau professionnel ou l’intranet, avec un ton adapté à chaque canal. C’est l’occasion de demander à l’outil de repérer les formulations qui pourraient décourager certains profils ou introduire un critère discriminatoire, puis de relire soi-même : l’outil aide, il ne garantit pas. Troisième cas : la grille d’entretien. À partir des compétences attendues, l’IA propose des questions structurées et des mises en situation, avec les éléments observables qui permettent de comparer les candidats sur une base commune. Une grille commune à tous les candidats d’un poste limite aussi les biais d’évaluation. Dans les trois cas, aucune donnée personnelle n’est nécessaire, et le professionnel garde la main sur le contenu final.
Cas 4 et 5 : candidatures et entretiens, avec prudence
Quatrième cas : l’aide au traitement des candidatures. C’est l’usage le plus demandé et celui qui exige le plus de prudence. Confier à un outil le soin de classer ou d’écarter des candidats relève d’une catégorie encadrée par le règlement européen sur l’IA, comme expliqué plus loin, et soulève des questions de non-discrimination et de protection des données. Un usage raisonnable consiste à faire produire des synthèses factuelles de candidatures anonymisées au regard des critères de la grille, puis à laisser la lecture, l’appréciation et la décision au recruteur. Aucune candidature ne doit être écartée par l’outil seul. Cinquième cas : la préparation et le compte rendu d’entretien. Avant l’entretien, l’IA aide à préparer des questions de relance à partir de la grille et du poste. Après, elle transforme des notes brutes en compte rendu structuré, comparable d’un candidat à l’autre. Les notes doivent être anonymisées si l’outil n’offre pas de garanties contractuelles adaptées, et le compte rendu relu par la personne qui a conduit l’entretien, seule à même de corriger une interprétation erronée.
Cas 6 à 8 : onboarding, politiques internes et FAQ salariés
Sixième cas : l’onboarding. À partir du livret d’accueil existant et de la description du poste, l’IA propose un parcours d’intégration structuré par semaine, avec les interlocuteurs, les documents à lire, les points d’étape et un message de bienvenue personnalisé par le manager. Septième cas : les politiques internes. Charte de télétravail, procédure de demande de congés, règles d’usage des outils numériques, politique de déplacement : l’IA aide à rédiger un premier jet clair, à harmoniser des documents écrits à des époques différentes et à produire une version courte destinée aux salariés. La conformité juridique reste à vérifier par le service ou un conseil en droit social, et les accords collectifs applicables priment. Huitième cas : la FAQ salariés. Les questions récurrentes sur les congés, la mutuelle, les tickets restaurant ou les entretiens annuels peuvent être regroupées en une FAQ rédigée à partir des documents de l’entreprise. Un assistant interne alimenté par ces seuls documents peut ensuite proposer des réponses, à condition de renvoyer vers un interlocuteur humain pour toute situation individuelle et de ne traiter aucune donnée personnelle.
Cas 9 à 12 : formation, communication, enquêtes et instances
Neuvième cas : le plan de formation. À partir des entretiens professionnels, des projets de l’entreprise et des besoins exprimés par les managers, données agrégées et anonymisées, l’IA aide à regrouper les besoins par thème, à proposer des priorités et à rédiger la note de présentation du plan. Dixième cas : la communication interne. Annonce d’une réorganisation, note sur un changement d’outil, newsletter RH : l’outil propose plusieurs versions selon le public, que le RH ajuste au contexte et au ton de l’entreprise. Onzième cas : l’analyse d’enquêtes internes. Les verbatims d’une enquête d’engagement ou de qualité de vie au travail, une fois anonymisés et vérifiés pour qu’aucun salarié ne soit identifiable, peuvent être regroupés par thème et synthétisés, avec des citations représentatives. Douzième cas : la préparation des instances et des entretiens annuels. Ordre du jour, note de présentation d’un projet pour le comité social et économique, trame d’entretien annuel à partir des objectifs de l’année : autant de documents préparatoires qui gagnent en clarté, sans que l’outil intervienne dans l’évaluation elle-même.
Le cadre 1 : ce que dit le règlement européen sur l’IA
Le règlement européen sur l’intelligence artificielle, souvent appelé IA Act, classe parmi les systèmes à haut risque, dans son annexe III, les systèmes d’IA destinés au recrutement ou à la sélection de personnes, notamment pour diffuser des offres ciblées, analyser et filtrer des candidatures ou évaluer des candidats, ainsi que ceux destinés à prendre des décisions sur les conditions de travail, la promotion ou la fin d’une relation de travail, à attribuer des tâches ou à suivre et évaluer la performance. Ces systèmes sont soumis à des obligations renforcées, qui pèsent sur leurs fournisseurs et, pour une partie, sur les entreprises qui les utilisent : utilisation conforme aux instructions, supervision humaine par des personnes compétentes, information des salariés concernés, conservation de journaux. Leur calendrier d’application est échelonné et a été discuté au niveau européen : vérifiez les échéances en vigueur. Rédiger une annonce avec un assistant conversationnel ne fait pas de cet outil un système à haut risque ; l’utiliser pour trier ou noter des candidats change la donne. Le règlement interdit en outre, sauf raisons médicales ou de sécurité, la reconnaissance des émotions sur le lieu de travail.
Le cadre 2 : RGPD et données des salariés
Le RGPD s’applique pleinement aux usages RH de l’IA. Les principes à retenir sont simples. La minimisation : ne transmettre à un outil que les données strictement nécessaires, et le plus souvent aucune, grâce à l’anonymisation. Le choix des outils : pas de données de candidats ou de salariés dans une version grand public sans garanties contractuelles, mais des offres professionnelles dont les conditions d’hébergement, de conservation et de non-réutilisation des données ont été vérifiées. L’information des personnes : candidats et salariés doivent savoir comment leurs données sont traitées. Les décisions automatisées : le RGPD prévoit un droit à ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou affectant la personne de manière significative, ce qui concerne directement le recrutement et l’évaluation. La CNIL a publié des recommandations sur le recrutement et sur l’IA qui constituent une base de travail utile. Côté droit du travail, l’introduction de nouvelles technologies dans l’entreprise relève de l’information et de la consultation du comité social et économique, selon les seuils et conditions prévus par le Code du travail.
Le cadre 3 : non-discrimination et décision humaine
Un modèle de langage reproduit les régularités des textes sur lesquels il a été entraîné, y compris des stéréotypes. Dans une annonce, cela peut se traduire par un vocabulaire genré ou par des exigences sans lien avec le poste. Dans une synthèse de candidature, par une appréciation influencée par le prénom, l’âge supposé, l’adresse ou le parcours. Or le Code du travail prohibe la prise en compte de nombreux critères dans les décisions de recrutement, de rémunération ou d’évolution. La règle opérationnelle est donc double. D’une part, anonymiser en amont, pour que l’outil ne dispose pas des informations susceptibles de biaiser sa production. D’autre part, relire en aval chaque annonce, grille ou synthèse avec un regard critique, en se demandant si une formulation pourrait écarter un profil pour un motif non pertinent. Au-dessus de ces deux gestes, un principe : la décision est humaine. L’outil prépare, structure et propose ; le recruteur, le manager ou le RH décide, et il doit pouvoir expliquer sa décision sans invoquer la machine.
Ce que couvre une formation IA pour les RH
Une formation utile ne se limite pas à montrer un outil. Elle transmet une méthode de prompting adaptée aux documents RH, fait travailler chaque cas d’usage sur des documents fictifs ou anonymisés, intègre le cadre réglementaire dans chaque exercice et livre des outils réutilisables. C’est l’objet de la formation IA générative pour les ressources humaines d’AI2 : deux journées, à distance avec un formateur ayant une expérience de la fonction RH, consacrées aux fiches de poste et annonces inclusives, aux grilles et comptes rendus d’entretien, à l’onboarding, à la communication interne, à l’analyse de documents RH, puis à un assistant RH personnalisé, à un premier workflow encadré par une validation humaine et à la charte d’usage du service. Les participants repartent avec une bibliothèque de prompts RH, un modèle de charte et un plan d’action à trente jours. Pour les chargés de recrutement et les cabinets, une journée dédiée aux recruteurs couvre le brief, l’annonce, le sourcing, les messages d’approche et la synthèse de candidats anonymisés. D’autres fiches existent pour les formateurs et pour la paie et l’administration du personnel.
Par où commencer dans votre service
Pour un service RH qui veut structurer ses usages, une démarche en quatre temps fonctionne bien. D’abord, faire l’inventaire des usages existants, souvent individuels et invisibles, et des outils utilisés. Ensuite, choisir trois cas d’usage à faible risque et à forte récurrence, par exemple les annonces, la FAQ salariés et la communication interne, et en écarter explicitement d’autres tant que le cadre n’est pas posé, comme le tri automatisé de candidatures. Puis former l’équipe sur ces cas avec une méthode commune et des règles partagées : outils autorisés, données interdites, relecture obligatoire, information du comité social et économique lorsque c’est requis. Enfin, rédiger la charte d’usage et prévoir un point d’étape après quelques semaines. Une formation intra-entreprise permet de travailler directement sur les documents types du service, rendus fictifs lors du cadrage, et de repartir avec des livrables adaptés. Le financement passe en principe par l’OPCO de l’entreprise ou le plan de développement des compétences, selon les critères de l’OPCO ; AI2 fournit le programme détaillé, la convention et l’attestation de réalisation.
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