Le présentiel, c’est dans vos locaux
Une formation IA en présentiel, chez AI2, signifie une intervention dans vos locaux. L’organisme n’a qu’un campus, à Paris, et pas de centre de formation en région : c’est le formateur qui se déplace, partout en France ainsi qu’en Belgique, au Luxembourg, en Suisse et à Monaco, sur devis. Ce format concerne les formations intra-entreprise, où le groupe est composé uniquement de vos salariés ; les sessions inter-entreprises, ouvertes à plusieurs organisations, se déroulent à distance avec un formateur en direct. Le programme et la grille de prix sont les mêmes qu’en ligne : 3 490 € HT par groupe de 10 participants maximum pour une journée en gamme Premium, 6 490 € HT pour deux journées. Seuls s’ajoutent les frais de déplacement du formateur, chiffrés dans le devis. Organiser une session sur site demande en revanche un peu de préparation de votre côté : salle, matériel, accès réseau, comptes, composition des groupes. Cet article passe en revue ces points, dans l’ordre où ils se présentent.
Quand le présentiel se justifie
Le présentiel n’est pas toujours le meilleur choix. Pour une équipe répartie sur plusieurs sites ou en télétravail, une session en ligne avec un formateur en direct évite les déplacements et les frais associés. Le présentiel se justifie surtout dans quatre situations. Un comité de direction ou une équipe de direction, pour qui la qualité des échanges et la disponibilité pendant toute la journée comptent beaucoup. Une équipe installée sur un même site, pour qui se réunir dans une salle est simple et favorise l’entraide pendant les exercices. Un public peu à l’aise avec les outils numériques, qui progresse mieux avec un formateur capable de voir l’écran de chacun et d’intervenir immédiatement. Un atelier qui réunit plusieurs services autour de règles communes, comme une charte d’usage, où la discussion en salle aide à trancher. Dans les autres cas, la distance fonctionne bien, à condition que chaque participant dispose d’un poste, d’une caméra et d’un environnement calme pour suivre la session.
La salle : capacité, écran, connexion
La salle est le premier point à vérifier. Elle doit accueillir confortablement le groupe, jusqu’à dix participants plus le formateur, avec des tables permettant de travailler sur ordinateur, et non une disposition en auditorium. Un grand écran ou un vidéoprojecteur est nécessaire, avec la connectique adaptée à l’ordinateur du formateur ; prévoir un adaptateur évite de perdre la première demi-heure. La connexion internet est le point le plus sensible : une journée de formation à l’IA générative repose sur des outils en ligne, utilisés en même temps par tout le groupe. Un réseau Wi-Fi invité saturé ou instable compromet les exercices. Il est préférable de tester la connexion dans la salle quelques jours avant, depuis plusieurs postes simultanément, et de prévoir une solution de secours. Enfin, la salle doit être réservée pour la journée entière, sans interruption ni changement de lieu à midi, et idéalement à l’écart des bureaux, pour limiter les sollicitations pendant la session.
Les postes de travail et les accès réseau
Chaque participant a besoin d’un ordinateur : une formation à l’IA générative se pratique, elle ne se regarde pas. Un ordinateur portable professionnel est le plus simple, puisqu’il donne accès aux outils dans les conditions réelles de travail. Les tablettes et les téléphones conviennent mal aux exercices de rédaction et d’analyse de documents. Côté réseau, plusieurs blocages sont fréquents dans les grandes organisations. Le proxy ou le filtrage web de l’entreprise peut bloquer l’accès à certains assistants, en particulier ceux qui ne sont pas encore autorisés. L’authentification à plusieurs facteurs peut demander un téléphone que le participant n’a pas sur lui. Certaines fonctions, comme le dépôt de fichiers ou l’accès à des extensions, peuvent être désactivées par la politique de sécurité. Ces points se règlent avec la DSI avant la session, pas le matin même. Le questionnaire de cadrage envoyé avant la formation sert précisément à identifier les outils autorisés et les éventuelles restrictions techniques.
Les comptes : ouverts et testés avant le jour J
La formation porte sur les outils que vos équipes utiliseront réellement : ChatGPT, Claude, Microsoft 365 Copilot, Gemini ou plusieurs d’entre eux. Si l’entreprise a souscrit une offre entreprise, les comptes doivent être créés et attribués avant la session, et chaque participant doit s’être connecté au moins une fois pour vérifier que tout fonctionne. Pour Microsoft 365 Copilot, la licence doit être attribuée suffisamment tôt pour que les fonctions soient effectivement disponibles le jour de la formation. Si l’entreprise n’a pas encore choisi d’outil, plusieurs options existent : utiliser des comptes de test fournis par la DSI, des versions gratuites avec des données exclusivement fictives, ou s’appuyer sur les démonstrations du formateur pour certaines fonctions. Dans tous les cas, la règle est la même : aucun document réel de l’entreprise n’est utilisé pendant les exercices, sauf décision contraire prise lors du cadrage et avec un outil validé. Les cas pratiques sont construits à partir de documents rendus fictifs.
Constituer les groupes
Un groupe intra compte jusqu’à dix participants. Au-delà, l’accompagnement individuel pendant les exercices devient difficile, et la qualité de la journée s’en ressent. Pour former une population plus large, l’entreprise programme plusieurs sessions. La composition des groupes compte autant que leur taille. Un groupe homogène par métier permet des exercices très ciblés : une équipe commerciale, un service RH, une direction financière. Un groupe mixte favorise les échanges entre services et convient bien à une journée d’acculturation centrée sur les règles communes. Mieux vaut éviter de réunir dans un même groupe des niveaux très différents, ou des personnes dont la présence peut freiner la parole, par exemple un dirigeant au milieu de ses équipes lors d’une séance où l’on discute des usages réels. Il est aussi utile de garder une petite marge sur le nombre d’inscrits, pour absorber une absence de dernière minute sans que la session perde son intérêt. La liste des participants est transmise avant la session.
Le déroulé d’une journée sur site
Une journée de formation représente sept heures. Sur site, elle s’organise par exemple de neuf heures à dix-sept heures trente, avec une pause déjeuner d’une heure et deux courtes pauses. Le formateur arrive en avance pour installer son matériel et vérifier la connexion. La matinée commence par un tour de table rapide et une présentation des règles de l’entreprise sur l’IA, puis enchaîne sur les fondamentaux et les premiers exercices. L’après-midi, généralement plus pratique, est consacré aux cas propres au métier et à la construction d’une bibliothèque de prompts. La journée se termine par un plan d’action individuel et une évaluation finale. Côté organisation, l’entreprise prévoit l’accueil, l’accès au bâtiment, le déjeuner si elle le souhaite et la feuille d’émargement, qui sert de justificatif de présence, notamment en cas de demande de prise en charge par l’OPCO. Les participants doivent être libérés de leurs obligations : une formation interrompue par des appels perd une grande partie de son intérêt.
Frais de déplacement : chiffrés au devis
En présentiel, le prix du groupe est identique à celui d’une session en ligne. S’ajoutent les frais de déplacement du formateur : transport, et hébergement lorsque la distance ou l’horaire l’exige. Ces frais ne sont pas forfaitaires : ils dépendent du lieu, de la durée de la formation et du calendrier, et ils sont chiffrés dans le devis, en sus du prix du groupe. L’entreprise connaît donc le coût total avant de s’engager. Quelques choix permettent de les maîtriser. Regrouper plusieurs sessions sur des jours consécutifs, sur un même site, permet de mutualiser un même déplacement. Choisir un site facilement accessible en transports, lorsque l’entreprise en a plusieurs, évite des trajets supplémentaires. Pour une formation de deux journées, les deux jours se suivent en général. Lorsque les frais pèsent trop lourd au regard de la taille du groupe, une session en ligne avec formateur en direct reste une alternative, avec le même programme et la même grille de prix, sans frais de déplacement.
Plusieurs sites : combiner présentiel et en ligne
Les entreprises réparties sur plusieurs sites n’ont pas à choisir un format unique. Une même démarche peut combiner des sessions en présentiel sur le site principal, par exemple au siège ou dans l’établissement qui concentre le plus de salariés, et des sessions en ligne pour les autres sites. Le programme reste identique, ce qui garantit que tous les salariés reçoivent le même socle et les mêmes règles. Plusieurs organisations sont possibles : un groupe par site, pour les sites qui comptent assez de participants pour remplir une session ; des groupes en ligne qui réunissent les salariés de plusieurs petits sites ; ou une session en présentiel pour l’encadrement, puis des sessions en ligne pour les équipes. Une précaution : éviter les sessions hybrides, où une partie du groupe est dans la salle et l’autre à distance. Elles sont difficiles à animer et les participants à distance décrochent vite. Mieux vaut des groupes entièrement en salle ou entièrement en ligne, dans un calendrier construit en une fois.
La check-list des semaines précédentes
Pour qu’une formation sur site se passe bien, quelques étapes suffisent. Une fois le devis accepté et la date fixée : réserver la salle pour la journée entière, transmettre la liste des participants et désigner un interlocuteur logistique. Si une prise en charge par l’OPCO est envisagée, déposer la demande avant la formation, selon ses critères et ses délais. Quelques semaines avant : répondre au questionnaire de cadrage, confirmer les outils utilisés, vérifier avec la DSI les accès réseau, les comptes et les licences. La semaine précédente : tester la connexion dans la salle, envoyer la convocation aux participants avec les horaires, le lieu et la demande d’apporter un ordinateur chargé, et rappeler qu’aucun document réel ne sera utilisé. Le jour même : accueillir le formateur en avance et faire signer l’émargement. Après la session, chaque participant reçoit une attestation de réalisation, et l’entreprise dispose du programme détaillé. Pour une session en ligne, la même liste s’applique, sans la salle ni les déplacements.
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