Pourquoi les agents publics sont directement concernés
Le travail d’un agent public est pour une large part un travail d’écriture : courriers aux usagers, réponses aux réclamations, notes aux élus, projets de délibérations et d’arrêtés, comptes rendus de réunions et de conseils, supports de communication, cahiers des charges, analyses d’offres. L’IA générative peut aider à produire ces premiers jets plus vite, à clarifier un texte administratif, à synthétiser un dossier volumineux ou un texte réglementaire. Beaucoup d’agents l’utilisent déjà, parfois sur des comptes personnels et sans règle commune. Or le service public impose un cadre particulier : données personnelles des usagers, secret professionnel, transparence de l’action administrative, sécurité des systèmes d’information, responsabilité de l’autorité qui signe. L’enjeu pour une collectivité n’est donc pas d’interdire ou d’autoriser en bloc, mais de définir des usages utiles, encadrés et compris par les agents. Cet article passe en revue les usages, le cadre, les formats de formation et la façon de l’acheter.
Courriers aux usagers : plus clairs, pas moins rigoureux
La réponse aux usagers est l’un des usages les plus utiles. À partir d’une demande, des règles applicables et des éléments du dossier, l’IA aide à produire un projet de réponse en langage clair : phrases courtes, vocabulaire accessible, explication des démarches, mention des voies de recours lorsque c’est nécessaire. Elle aide aussi à adapter le ton à la situation : plus pédagogique pour une première demande, plus ferme pour un rappel, plus attentif pour une situation délicate. L’agent garde la responsabilité du fond : il vérifie que la règle citée est exacte et à jour, que la réponse correspond au dossier et qu’elle n’engage pas la collectivité au-delà de ce qui est décidé. Les données de l’usager ne sont pas saisies dans un outil non autorisé : le travail se fait sur une demande rendue anonyme, et les éléments nominatifs sont ajoutés ensuite dans l’outil métier. Une fois validée, la réponse peut devenir un modèle réutilisable pour les demandes similaires.
Notes aux élus et synthèses de dossiers
Les élus attendent des notes courtes et structurées, qui posent les enjeux, les options et leurs conséquences. Préparer ces notes à partir de dossiers volumineux prend du temps aux services. L’IA générative aide à extraire l’essentiel d’un ensemble de documents publics ou non sensibles, à proposer une structure, enjeux, contexte, options, calendrier, points de vigilance, et à produire une version courte pour l’ordre du jour. Elle aide aussi à résumer une circulaire, un texte réglementaire ou un appel à projets, et à identifier ce qui change pour la collectivité. Deux précautions s’imposent. D’abord, les chiffres, les dates et les références juridiques sont contrôlés à la source : un modèle de langage peut inventer un article de loi ou mal recopier un montant. Ensuite, la note reste celle du service : l’agent qui la signe en assume le contenu, et la présentation des options doit rester loyale, sans orienter la décision au-delà de ce que le service recommande explicitement.
Délibérations et arrêtés : un premier jet, une relecture juridique
Les projets de délibérations et d’arrêtés suivent des structures codifiées : visas, considérants, dispositif. L’IA peut aider à produire un premier jet à partir d’une note de présentation et d’un modèle existant, à harmoniser la rédaction ou à vérifier la cohérence entre l’exposé des motifs et le dispositif. C’est un usage utile, à condition de respecter une règle intangible : tout projet d’acte est relu et validé par le service juridique ou la personne compétente, comme il le serait sans IA. Les visas doivent être vérifiés un par un, car un modèle de langage peut citer un texte abrogé, un article erroné ou une jurisprudence qui n’existe pas. L’outil ne remplace ni la connaissance du droit applicable, ni le circuit de validation de la collectivité. En formation, cet usage se travaille sur des dossiers fictifs, avec un exercice systématique de repérage des erreurs, pour que les agents apprennent à relire un texte généré avec la vigilance qu’il exige.
Communication institutionnelle et relation avec les habitants
Les services de communication des collectivités publient sur de nombreux canaux : magazine, site internet, réseaux sociaux, panneaux d’information, lettres aux habitants. L’IA aide à décliner un même message selon les canaux, à vulgariser une décision ou un projet d’aménagement, à proposer plusieurs titres, à produire une version plus accessible d’un texte technique ou à préparer une foire aux questions à partir d’un dossier. Elle peut aussi aider à rédiger en langage clair et à vérifier la lisibilité d’un texte. Comme pour tout contenu public, la vérification des faits est indispensable : une date, un montant ou un horaire erronés se diffusent vite. Les périodes préélectorales appellent par ailleurs une vigilance particulière sur la communication institutionnelle, indépendamment de l’outil utilisé. Les visuels générés par IA posent enfin des questions spécifiques : droits, représentativité, risque de confusion avec une photographie réelle. Une règle de transparence sur leur usage mérite d’être fixée.
Le cadre : données des usagers, transparence et responsabilité
Trois principes structurent l’usage de l’IA dans une administration. Le premier est la protection des données : le RGPD s’applique aux données des usagers, des agents et des administrés, qui ne doivent pas être saisies dans un outil n’offrant pas les garanties requises. Le second est la responsabilité : l’IA ne signe rien, l’agent et l’autorité compétente restent responsables des actes et des réponses. Le troisième est la transparence : le code des relations entre le public et l’administration prévoit des obligations d’information lorsqu’une décision individuelle est prise sur le fondement d’un traitement algorithmique, et les usagers doivent pouvoir comprendre comment leur demande a été traitée. S’y ajoute le règlement européen sur l’IA, dont l’article 4 demande aux organisations qui déploient des systèmes d’IA de prendre des mesures pour assurer, dans toute la mesure du possible, un niveau suffisant de maîtrise de l’IA de leur personnel, sans imposer de durée ni de format. Ces éléments sont donnés à titre d’information et ne constituent pas un conseil juridique.
Doctrine d’usage et outils autorisés par la DSI
De nombreuses collectivités se dotent d’une doctrine d’usage de l’IA générative : un document qui précise les outils autorisés, les usages encouragés, les usages interdits, les données à protéger et le circuit de validation. Le choix des outils relève de la DSI, au regard de critères de sécurité, d’hébergement, de souveraineté et de coût. Certaines collectivités autorisent l’assistant intégré à leur suite bureautique, d’autres privilégient des solutions hébergées en Europe ou des outils mis à disposition par des opérateurs publics, d’autres encore interdisent les outils externes pour certaines catégories de documents. Une formation utile part de ce cadre. Lors du cadrage, l’organisme de formation doit intégrer la doctrine existante et travailler sur les outils autorisés, et non sur ceux qu’il préfère. À défaut de doctrine, la session peut se conclure par une proposition de règles d’usage, à soumettre ensuite aux instances de la collectivité. La formation devient alors le point de départ du cadre.
Quels formats pour quels publics
Les besoins diffèrent selon les publics. Pour les agents, la formation IA générative pour la fonction publique et les collectivités d’AI2 se déroule sur une journée, en gamme Premium : fondamentaux et cadre applicable, rédaction administrative, relation aux usagers et communication publique, veille, vérification des sources et plan d’action. Pour les directions générales, les directeurs de services et les élus en charge du numérique, la formation dédiée aux directions de collectivités, en gamme Expert sur deux journées, traite de gouvernance, d’achats et de transformation des services. Pour une démarche plus large, une journée d’acculturation déclinée par métier peut toucher l’ensemble des agents, en groupes de dix au plus. Les formations sont proposées en intra pour un service ou une direction, en ligne ou dans vos locaux, frais de déplacement en sus en présentiel, et en inter pour quelques agents, à distance avec un formateur en direct. Les exercices utilisent des dossiers fictifs, sans donnée réelle d’usager.
Acheter la formation : devis, bon de commande, consultation
L’achat d’une formation par une collectivité suit les règles de la commande publique et les procédures internes de la structure. Pour un montant modeste, un devis accompagné d’un programme détaillé, suivi d’un bon de commande, suffit souvent ; selon les montants en jeu et les règles internes, une consultation peut être nécessaire. AI2 s’adapte à ces procédures : devis, bon de commande, réponse à une consultation, avec programme détaillé, convention et attestation de réalisation. Les tarifs publics servent de base : en intra, 3 490 € HT par groupe pour une journée en gamme Premium et 6 490 € HT pour deux journées, jusqu’à 10 participants ; en inter, 790 € HT par participant pour une journée. La gamme Expert, utilisée pour les directions, démarre à 1 190 € HT par participant en inter. Les agents territoriaux bénéficient par ailleurs de l’offre de formation du CNFPT ; le recours à un organisme privé relève en principe du budget formation de la collectivité.
Préparer la formation de votre service
Quelques étapes simples préparent une session efficace. Identifiez d’abord les tâches prioritaires du service, celles qui demandent le plus de temps d’écriture ou de synthèse. Rassemblez la doctrine d’usage si elle existe, la liste des outils autorisés par la DSI et quelques documents types, qui seront rendus fictifs pour les exercices. Vérifiez que chaque agent disposera d’un poste et d’un accès aux outils prévus le jour de la session. Associez, si possible, le service juridique et le délégué à la protection des données au cadrage, pour que les règles présentées soient celles de la collectivité. Prévoyez enfin la suite : un référent par service, une mise à jour de la doctrine à partir des questions posées pendant la formation, un point d’étape quelques semaines plus tard. Un premier échange avec AI2 permet de choisir le programme, le format et le nombre de groupes, puis d’établir un devis conforme à vos procédures d’achat.
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