Formation IA générative pour les Acheteurs et Supply Managers

Problème métier résolu

Les acheteurs passent une part importante de leur temps à rédiger des cahiers des charges, dépouiller des offres et relancer des fournisseurs, alors que leur valeur se situe dans l’analyse et la négociation. Ils hésitent à utiliser l’IA de peur d’exposer des conditions négociées.

Présentation

Les acheteurs jonglent entre rédaction de cahiers des charges, dépouillement d’offres, relances fournisseurs et veille sur des marchés mouvants. Cette journée montre comment confier à l’IA générative la première version de ces documents, structurer l’analyse comparative des propositions et préparer une négociation à partir de données publiques. Les ateliers s’appuient sur vos propres consultations et contrats, avec une attention constante à la confidentialité des conditions commerciales et aux clauses de vos accords-cadres. Chaque participant repart avec des prompts achats testés et une grille d’analyse d’offres réutilisable.

Public

• Acheteurs et responsables achats
• Approvisionneurs et supply managers
• Category managers
• Assistants achats

Niveau et prérequis

Niveau : Tous niveaux.

• Aucune compétence technique requise
• Un ordinateur portable et un compte ChatGPT ou Copilot (gratuit accepté)
• Compte ChatGPT Team ou Claude Pro (version professionnelle recommandée)
• Licence Microsoft 365 Copilot active pour les ateliers Copilot dans Outlook et Word
• Accès à NotebookLM et à Perplexity (versions gratuites acceptées)

Objectifs opérationnels

• Rédiger un cahier des charges fonctionnel structuré à partir d’un besoin exprimé
• Comparer plusieurs offres fournisseurs selon une grille de critères pondérés
• Préparer une négociation avec un argumentaire et des données de marché sourcées
• Produire les courriers achats récurrents : consultation, relance, refus motivé
• Appliquer des règles de confidentialité adaptées aux conditions négociées

Compétences visées

• Rédiger un cahier des charges fonctionnel à partir d’un besoin interne exprimé en quelques lignes
• Dépouiller plusieurs offres fournisseurs dans NotebookLM et produire une synthèse comparative pondérée
• Construire un argumentaire de négociation à partir d’une veille marché sourcée avec Perplexity
• Produire relances, refus motivés et comptes rendus de revue fournisseur avec Copilot
• Retirer prix, identités et clauses sensibles avant toute saisie dans un outil d’IA

Programme séquencé

Cas pratiques

• Rédiger un cahier des charges pour une prestation de nettoyage
• Comparer quatre offres de transport selon six critères pondérés
• Préparer la renégociation annuelle d’un contrat d’énergie
• Répondre à une réclamation fournisseur sur un délai de paiement
• Synthétiser un rapport de marché de 80 pages avant un comité achats

Exercice de démonstration

Le formateur dépouille en direct quatre offres fictives de prestation de transport dans NotebookLM, fait produire une grille à six critères pondérés et une synthèse comparative, puis montre comment vérifier chaque chiffre repris par l’outil avant de le présenter en comité achats.

Outils étudiés

ChatGPT, Microsoft Copilot, Claude, Perplexity, NotebookLM

Livrables

• Bibliothèque de 30 prompts achats prêts à l’emploi
• Grille d’analyse comparative d’offres assistée par IA
• Modèles de courriers fournisseurs révisés en atelier
• Charte d’usage de l’IA pour le service achats

Modalités pédagogiques et évaluation

• À distance en direct, 7 h sur 1 journée, groupes de 10 participants maximum.
• Auto-positionnement en début de session sur les usages et les risques de confidentialité
• Exercice corrigé de rédaction d’un cahier des charges fonctionnel à partir d’un besoin fourni
• Grille d’analyse comparative d’offres produite en atelier et commentée par le formateur
• Questionnaire de fin de formation et choix de trois cas d’usage à déployer

Confidentialité et conformité

Les ateliers utilisent des consultations, offres et contrats fictifs rédigés pour la formation, ou des documents du service vidés de tout prix, nom de fournisseur et condition négociée ; aucune offre réelle n’est traitée pendant la session.

• Confidentialité des conditions négociées et secret des affaires : aucune donnée fournisseur sensible dans un outil grand public
• RGPD : données personnelles des contacts fournisseurs traitées uniquement sur des versions professionnelles avec garanties contractuelles
• Égalité de traitement des candidats et traçabilité des critères dans les consultations, notamment en commande publique
• Vérification systématique des chiffres, indices et sources de marché proposés par l’IA avant toute décision
• Clauses de confidentialité et de propriété intellectuelle de vos accords-cadres : respecter les restrictions de partage de documents

Formateur

Formateur IA ayant une expérience opérationnelle des achats ou du supply management en entreprise et une pratique documentée des outils d’IA générative appliqués aux appels d’offres et à la relation fournisseurs.

Personnalisation (intra)

• Cas pratiques construits sur vos catégories d’achats dominantes : prestations, transport, énergie, matières, informatique
• Intégration de vos trames de cahiers des charges et de courriers fournisseurs anonymisées
• Module adapté aux achats publics et au code de la commande publique sur demande
• Session réservée au service avec cadrage préalable sur les outils autorisés par votre direction des systèmes d’information

Inclus dans la gamme Premium

• Questionnaire de besoins avant session
• Exercices contextualisés à votre activité
• Bibliothèque de prompts métier
• Modèles de documents réutilisables
• Fiche sécurité et confidentialité
• Plan d'action individuel
• Évaluation finale et attestation de réalisation

Conditions

• Tarifs hors taxes ; licences logicielles non incluses.
• Devis, programme et convention de formation transmis après un échange de qualification ; date confirmée une fois le formateur disponible.
• Financement possible via OPCO ou plan de développement des compétences selon les critères de l’OPCO ; formation non certifiante, non éligible au CPF.
• Attestation de réalisation remise en fin de formation ; feuilles d’émargement fournies.