Formation IA générative pour les assistants de direction et Office Managers

Problème métier résolu

Les assistants de direction et les office managers traitent chaque jour un volume important d’e-mails, de comptes rendus, de supports et de demandes d’organisation, avec des informations souvent sensibles sur la direction. Ils ont besoin d’outils qui font gagner du temps sans jamais exposer ces informations.

Présentation

Les assistants de direction et Office Managers jonglent entre messagerie, agendas, comptes rendus, organisation de déplacements et d’événements, supports de présentation et logistique du bureau. Cette journée très pratique montre comment l’IA générative accélère chacune de ces tâches : rédiger et reformuler un e-mail, préparer l’ordre du jour et le compte rendu d’une réunion, bâtir un rétroplanning, créer une présentation ou une note interne soignée. Une attention particulière est portée à la confidentialité, car le poste donne accès à des informations sensibles. Chaque participant repart avec des prompts, des modèles et des règles d’usage prêts à appliquer.

Public

• Assistants de direction et assistants de dirigeants
• Office Managers et responsables des services généraux
• Assistants d’équipe et de département
• Secrétaires de direction

Niveau et prérequis

Niveau : Débutant.

• Aucune compétence technique requise
• Un ordinateur portable et un compte ChatGPT ou Copilot (gratuit accepté)
• Compte ChatGPT (version Team recommandée) ou Claude Pro
• Licence Microsoft 365 Copilot active si votre entreprise en dispose
• Compte Canva (version gratuite acceptée) pour le module supports

Objectifs opérationnels

• Rédiger et reformuler e-mails, courriers et notes internes en quelques minutes
• Préparer ordres du jour, comptes rendus et relevés de décisions
• Organiser déplacements, événements et rétroplannings avec l’IA
• Créer des présentations et supports internes avec Copilot et Canva IA
• Appliquer des règles simples de confidentialité dans l’usage de l’IA

Compétences visées

• Rédiger et reformuler e-mails, courriers et notes internes avec le ton attendu par la direction
• Produire un compte rendu et un relevé de décisions à partir de notes brutes
• Construire un rétroplanning d’événement ou de déplacement avec l’IA
• Créer rapidement un support interne avec Copilot ou Canva IA
• Appliquer des règles de confidentialité claires à chaque saisie dans un outil d’IA

Programme séquencé

Cas pratiques

• Reformuler un e-mail de refus en gardant un ton diplomatique
• Rédiger le compte rendu d’un comité à partir de notes brutes
• Construire le rétroplanning d’un séminaire de direction
• Préparer une présentation de bienvenue pour un nouvel arrivant
• Rédiger une note de service sur les nouvelles règles de télétravail

Exercice de démonstration

Le formateur transforme en direct trois pages de notes manuscrites fictives d’un comité de direction en compte rendu structuré, en relevé de décisions et en e-mail de diffusion, puis reformule un refus délicat à un partenaire en trois tons différents avant de retenir le plus adapté.

Outils étudiés

ChatGPT, Microsoft Copilot, Claude, Canva IA, Gemini

Livrables

• Bibliothèque de 30 prompts assistanat (e-mails, comptes rendus, organisation)
• Modèles de compte rendu et d’ordre du jour assistés par IA
• Aide-mémoire confidentialité : ce qu’on saisit, ce qu’on ne saisit jamais
• Plan d’action personnel pour les 30 prochains jours

Modalités pédagogiques et évaluation

• À distance en direct, 7 h sur 1 journée, groupes de 10 participants maximum.
• Auto-positionnement en début de journée sur les tâches rédactionnelles et organisationnelles
• Exercices corrigés : e-mail, compte rendu et rétroplanning produits en atelier et relus par le formateur
• Questionnaire de fin de formation et plan d’action personnel pour les trente prochains jours

Confidentialité et conformité

Les ateliers utilisent des e-mails, comptes rendus et agendas fictifs ; aucune information réelle sur les dirigeants, les décisions en cours ou les collaborateurs n’est saisie dans un outil pendant la session.

• RGPD : aucune donnée personnelle des collaborateurs, candidats ou partenaires dans les outils non validés par l’entreprise
• Confidentialité des informations de direction : secret des affaires, projets en cours, situations individuelles
• Charte informatique de l’entreprise et outils autorisés par la DSI
• IA Act : transparence sur les contenus générés diffusés en interne

Formateur

Formateur IA connaissant le quotidien de l’assistanat de direction et des services généraux, pédagogue avec des publics non techniques et attentif aux enjeux de discrétion propres à la fonction.

Personnalisation (intra)

• Cas pratiques adaptés à vos outils : Outlook et Teams avec Copilot, ou Google Workspace avec Gemini
• Travail sur vos modèles de compte rendu, d’ordre du jour et de note de service
• Session réservée aux assistants d’une même direction avec aide-mémoire confidentialité partagé
• Module complémentaire sur l’organisation d’événements et la gestion des prestataires

Inclus dans la gamme Premium

• Questionnaire de besoins avant session
• Exercices contextualisés à votre activité
• Bibliothèque de prompts métier
• Modèles de documents réutilisables
• Fiche sécurité et confidentialité
• Plan d'action individuel
• Évaluation finale et attestation de réalisation

Conditions

• Tarifs hors taxes ; licences logicielles non incluses.
• Devis, programme et convention de formation transmis après un échange de qualification ; date confirmée une fois le formateur disponible.
• Financement possible via OPCO ou plan de développement des compétences selon les critères de l’OPCO ; formation non certifiante, non éligible au CPF.
• Attestation de réalisation remise en fin de formation ; feuilles d’émargement fournies.