Formation IA pour cadres hospitaliers : pilotage administratif, synthèses et organisation

Problème métier résolu

Les cadres hospitaliers croulent sous la production documentaire et les demandes de synthèse, avec des outils d’IA souvent utilisés sans cadre. Ils ont besoin d’une méthode fiable et de règles claires compatibles avec les contraintes de l’établissement.

Présentation

Les cadres hospitaliers, cadres de santé, cadres administratifs et attachés d’administration, consacrent une large part de leur temps à la production documentaire : notes de service, comptes rendus de réunion, synthèses pour la direction, procédures, plannings, réponses aux tutelles et aux usagers. Cette formation de deux jours à distance apprend à mobiliser Microsoft 365 Copilot, Claude et ChatGPT pour accélérer cette production, à interroger des documents internes volumineux avec NotebookLM, à construire un assistant limité à un périmètre non clinique et à formaliser des règles d’usage pour le service. Tous les exercices reposent sur des documents fictifs ; aucune donnée de patient n’est utilisée.

Public

• Cadres de santé et cadres supérieurs de santé
• Cadres administratifs, attachés d’administration hospitalière et adjoints des cadres
• Directeurs adjoints et chargés de mission de direction
• Responsables qualité, gestion des risques et affaires générales
• Cadres de pôle et coordinateurs de parcours

Niveau et prérequis

Niveau : Intermédiaire.

• Exercer une fonction d’encadrement ou de pilotage en établissement de santé
• Être à l’aise avec les outils bureautiques courants
• Un ordinateur avec navigateur récent, une connexion stable et un compte autorisé par l’établissement
• Licence Microsoft 365 Copilot active ou compte Claude Team / ChatGPT Team autorisé par l’établissement
• Compte Google pour NotebookLM (ou outil équivalent autorisé par la DSI)
• Accès à Copilot Studio si l’établissement en dispose

Objectifs opérationnels

• Rédiger notes de service, comptes rendus et synthèses de direction à partir de documents fictifs
• Interroger un corpus de procédures, rapports et textes internes avec NotebookLM
• Préparer plannings, organisations de service et scénarios à partir de contraintes exprimées
• Construire un assistant sur un périmètre documentaire non clinique
• Encadrer l’usage de l’IA dans le service : charte, outils autorisés, validation humaine
• Déployer un plan d’action réaliste à trente jours

Compétences visées

• Produire notes, comptes rendus et synthèses de direction avec méthode
• Interroger un corpus documentaire interne et vérifier les réponses
• Concevoir des scénarios d’organisation à partir de contraintes
• Construire et encadrer un assistant à périmètre non clinique
• Formaliser une charte d’usage et un plan de déploiement de service

Programme séquencé

Cas pratiques

• Transformer les notes brutes d’une réunion de pôle fictive en compte rendu structuré avec actions
• Synthétiser un rapport d’activité fictif de quarante pages en une note d’une page pour la direction
• Interroger un corpus de procédures fictives pour préparer une réponse à un audit
• Produire trois scénarios d’organisation d’un service à partir de contraintes d’effectifs fictives
• Construire un assistant qui répond aux questions pratiques des agents sur les procédures du service
• Rédiger une note d’information aux usagers sur un changement d’organisation

Exercice de démonstration

Le formateur charge un corpus fictif de procédures de service dans NotebookLM, pose en direct les questions qu’un auditeur poserait et montre comment chaque réponse renvoie au passage exact du document, puis comment l’outil signale ce que le corpus ne contient pas.

Outils étudiés

Microsoft 365 Copilot, Claude, ChatGPT, NotebookLM, Copilot Studio, Perplexity, Mistral (Le Chat)

Livrables

• Bibliothèque de 40 prompts pour le pilotage hospitalier
• Modèles de note de service, compte rendu et synthèse de direction révisés en atelier
• Carnet NotebookLM structuré sur un corpus fictif de procédures et rapports
• Assistant de service construit en session (Copilot Studio ou projet Claude)
• Charte d’usage de l’IA pour le service et plan d’action 30 jours

Modalités pédagogiques et évaluation

• À distance en direct, 14 h sur 2 journées, groupes de 10 participants maximum.
• Quiz de positionnement en début de session
• Évaluation du projet fil rouge présenté en fin de deuxième jour
• Relecture croisée entre pairs et grille d’auto-évaluation
• Attestation de réalisation et point de suivi à 30 jours

Confidentialité et conformité

Documents fictifs d’établissement uniquement (procédures, rapports, plannings synthétiques) ; aucune donnée de patient ni document interne réel n’est utilisé ni saisi dans un outil.

• Secret médical et RGPD : aucune donnée de patient dans les outils, périmètre strictement non clinique
• Hébergement HDS et politique de la DSI pour tout usage sur documents réels
• Recommandations CNIL sur l’IA et les données de santé
• IA Act : assistants limités à l’information interne, sans décision automatisée concernant agents ou usagers
• Cadre HAS et référentiels qualité : l’IA aide à rédiger, les procédures restent validées par les instances

Formateur

Formateur en IA générative avec expérience des organisations hospitalières, de leurs contraintes de confidentialité et de leurs circuits de validation. Co-intervention : Cadre de santé ou directeur d’hôpital en exercice (relecture).

Personnalisation (intra)

• Documents fictifs calqués sur les types de documents de votre établissement en format intra
• Choix des outils selon les décisions de la DSI et les licences disponibles
• Variante cadres de santé (organisation de service) ou cadres administratifs (tutelles, qualité)
• Projet fil rouge défini avec la direction lors de l’entretien de cadrage

Inclus dans la gamme Expert métier

• Entretien de cadrage avec le formateur (30 min)
• Cas pratiques sur documents fictifs de votre spécialité
• Bibliothèque de prompts et modèles de votre métier
• Assistant ou workflow construit pendant la session
• Fiche confidentialité, secret professionnel et conformité
• Plan d'action professionnel
• Évaluation finale et attestation de réalisation
• Point de suivi à 30 jours (visio 45 min)

Conditions

• Tarifs hors taxes ; licences logicielles non incluses.
• Devis, programme et convention de formation transmis après un échange de qualification ; date confirmée une fois le formateur disponible.
• Financement possible via OPCO ou plan de développement des compétences selon les critères de l’OPCO ; formation non certifiante, non éligible au CPF.
• Attestation de réalisation remise en fin de formation ; feuilles d’émargement fournies.