Copilot pour établissements de santé : usages administratifs et gouvernance

Problème métier résolu

Les directions d’établissements de santé veulent alléger la charge administrative avec Copilot, mais ne savent pas tracer la frontière avec les données patient, l’hébergement certifié et le secret médical, et craignent un déploiement non maîtrisé.

Présentation

Hôpitaux, cliniques, EHPAD et structures médico-sociales font face à une charge administrative lourde : préparation des instances, procédures qualité, réponses aux tutelles, documents RH, appels d’offres, communication interne. Microsoft 365 Copilot, avec une licence payante par utilisateur, peut assister ces fonctions dans Word, Outlook, Teams, PowerPoint et SharePoint. Le secteur impose cependant un cadre strict : secret médical, données de santé, hébergement certifié, périmètres d’accès. Cette formation se limite volontairement aux usages administratifs, sur des documents fictifs, et consacre un temps important à la gouvernance : quels usages, quelles données, quelles exclusions, quels contrôles. Les participants repartent avec des cas pratiques réutilisables et une charte d’usage adaptée à leur établissement.

Public

• Directeurs et directeurs adjoints d’établissements de santé ou médico-sociaux
• Directeurs des ressources humaines, des affaires financières et des achats
• Responsables qualité, gestion des risques et affaires générales
• Cadres administratifs, assistants de direction et secrétariats de direction
• Responsables des systèmes d’information et DPO d’établissements

Niveau et prérequis

Niveau : Intermédiaire.

• Fonction de direction ou fonction support administrative en établissement de santé ou médico-social
• Une licence Microsoft 365 Copilot active, vérifiée avec la DSI avant la session
• Pratique courante de Word, Outlook et Teams
• Licence Microsoft 365 Copilot active par participant (les fonctions dans Word, Outlook, Teams et PowerPoint ne sont pas incluses dans Microsoft Copilot Chat)
• Espace SharePoint de démonstration administratif, sans aucun lien avec les espaces de soins ou le dossier patient, préparé avec la DSI
• Teams avec enregistrement et transcription autorisés par le tenant pour l’atelier instance
• Validation préalable par la DSI et le DPO du périmètre d’usage retenu pour la session

Objectifs opérationnels

• Distinguer les usages administratifs autorisés des usages exclus impliquant des données patient
• Préparer instances, comptes rendus et notes de direction avec Copilot dans Word et Teams
• Rédiger et mettre à jour procédures qualité, documents RH et pièces d’appel d’offres
• Gérer la correspondance avec tutelles, fournisseurs et partenaires dans Outlook
• Organiser les espaces SharePoint et les permissions pour un déploiement maîtrisé
• Construire une charte d’usage et un plan de gouvernance adaptés à l’établissement

Compétences visées

• Cartographier les usages autorisés, soumis à validation et exclus
• Préparer instances, notes et comptes rendus avec Copilot dans Word et Teams
• Produire procédures, documents RH et pièces d’achat sur base fictive
• Organiser SharePoint et les permissions pour un périmètre administratif maîtrisé
• Formaliser une charte d’usage et une gouvernance d’établissement

Programme séquencé

Cas pratiques

• Préparer un conseil d’administration fictif : ordre du jour, note, présentation, compte rendu
• Mettre à jour une procédure qualité d’accueil administratif
• Rédiger une réponse structurée à une demande d’information d’une tutelle
• Analyser des réponses fournisseurs fictives à un appel d’offres de restauration
• Rédiger les fiches de poste et l’annonce d’un recrutement administratif
• Produire la communication interne sur un projet d’établissement

Exercice de démonstration

À partir d’un dossier fictif de conseil d’administration, Copilot prépare l’ordre du jour dans Outlook, rédige la note de direction dans Word, la transforme en présentation PowerPoint et synthétise la réunion Teams simulée en compte rendu, le groupe vérifiant à chaque étape qu’aucune donnée individuelle n’est traitée.

Outils étudiés

Microsoft 365 Copilot, Copilot dans Word, Copilot dans Outlook, Copilot dans Teams, Copilot dans PowerPoint, SharePoint, Microsoft Copilot Chat

Livrables

• Bibliothèque de prompts administratifs pour Word, Outlook, Teams et PowerPoint
• Cartographie des usages : autorisés, soumis à validation, exclus (données patient)
• Modèles : note de direction, compte rendu d’instance, procédure, réponse à une tutelle
• Charte d’usage de Microsoft 365 Copilot pour l’établissement, prête à adapter
• Plan d’action professionnel et feuille de route de gouvernance

Modalités pédagogiques et évaluation

• À distance en direct, 14 h sur 2 journées, groupes de 10 participants maximum.
• Quiz de positionnement et quiz final sur le cadre réglementaire et les exclusions
• Cartographie des usages complétée et argumentée en groupe
• Dossier d’instance fictif traité en fil rouge et présenté
• Charte d’usage ébauchée et plan d’action revus lors du point de suivi à 30 jours

Confidentialité et conformité

Tous les documents, courriers, comptes rendus, noms d’agents, de fournisseurs et de partenaires sont fictifs ; aucune donnée patient, aucun document de soins et aucun accès aux espaces cliniques de l’établissement n’est utilisé ou requis pendant la session.

• La licence Microsoft 365 Copilot, les licences Microsoft 365 et les éventuels crédits consommés ne sont pas inclus dans le prix de la formation
• Permissions, séparation des espaces administratifs et cliniques, paramètres Teams et étiquettes doivent être vérifiés par la DSI avant les exercices
• Données de santé et secret médical : aucune donnée patient en session ni dans les usages préconisés ; l’hébergement certifié des données de santé (HDS) et le périmètre contractuel sont à instruire par la DSI et le DPO
• RGPD et IA Act : registre des traitements, information des agents, supervision humaine et validation par le responsable habilité de tout document produit
• AI2 Lab est un organisme de formation indépendant, sans lien de partenariat ni d’accréditation avec Microsoft ; les fonctionnalités sont présentées selon la licence et la configuration du tenant

Formateur

Formateur ayant exercé en direction ou en fonction support d’établissement de santé ou médico-social, pratiquant Microsoft 365 Copilot et maîtrisant le cadre des données de santé, du secret médical et de l’hébergement certifié.

Personnalisation (intra)

• Documents fictifs adaptés à votre type d’établissement (hôpital, clinique, EHPAD, structure médico-sociale)
• Module renforcé RH, achats ou qualité selon les profils présents
• Atelier gouvernance conjoint direction, DSI, DPO et commission qualité
• Session intra pour un groupement avec harmonisation des chartes

Inclus dans la gamme Expert métier

• Entretien de cadrage avec le formateur (30 min)
• Cas pratiques sur documents fictifs de votre spécialité
• Bibliothèque de prompts et modèles de votre métier
• Assistant ou workflow construit pendant la session
• Fiche confidentialité, secret professionnel et conformité
• Plan d'action professionnel
• Évaluation finale et attestation de réalisation
• Point de suivi à 30 jours (visio 45 min)

Conditions

• Tarifs hors taxes ; licences logicielles non incluses.
• Devis, programme et convention de formation transmis après un échange de qualification ; date confirmée une fois le formateur disponible.
• Financement possible via OPCO ou plan de développement des compétences selon les critères de l’OPCO ; formation non certifiante, non éligible au CPF.
• Attestation de réalisation remise en fin de formation ; feuilles d’émargement fournies.