Microsoft 365 Copilot dans Outlook : courriels, priorisation et productivité

Problème métier résolu

La messagerie absorbe une part croissante du temps de travail et Copilot dans Outlook reste sous-utilisé ou utilisé sans relecture, au risque d’envoyer des réponses imprécises.

Présentation

La messagerie reste le premier poste de temps de nombreux professionnels : fils interminables, demandes à prioriser, réponses à rédiger dans l’urgence. Microsoft 365 Copilot dans Outlook propose de résumer, rédiger, reformuler et aider à préparer les réunions, à condition de savoir le solliciter et de garder la main sur le ton et le contenu. Cette journée à distance alterne méthode et ateliers sur une boîte de réception fictive : synthèse de fils, brouillons de réponses, coaching de ton, préparation de réunions et combinaison avec le chat Copilot. Les participants repartent avec des prompts Outlook, une routine quotidienne et des règles de vérification avant envoi.

Public

• Managers et responsables d’équipe
• Assistants de direction et office managers
• Commerciaux, chargés d’affaires et chargés de clientèle
• Fonctions support recevant un volume important de courriels

Niveau et prérequis

Niveau : Tous niveaux.

• Pratique quotidienne d’Outlook
• Licence Microsoft 365 Copilot active et Copilot visible dans le nouveau Outlook ou Outlook web
• Licence Microsoft 365 Copilot active par participant
• Nouveau Outlook ou Outlook sur le web avec Copilot visible (client classique : périmètre limité selon la version)
• Accès Teams pour l’articulation courriels et réunions

Objectifs opérationnels

• Résumer un fil de courriels long et en extraire demandes, décisions et actions
• Rédiger un brouillon de réponse adapté au destinataire, puis l’ajuster en ton et en longueur
• Utiliser le coaching de rédaction pour relire un courriel sensible avant envoi
• Préparer une réunion à partir des courriels, pièces jointes et invitations associés
• Mettre en place une routine quotidienne de tri et de priorisation assistée

Compétences visées

• Résumer et prioriser des fils de courriels
• Rédiger des réponses adaptées au destinataire avec Copilot
• Utiliser le coaching de rédaction sur un courriel sensible
• Préparer une réunion à partir de sa messagerie
• Installer une routine quotidienne de traitement assistée

Programme séquencé

Cas pratiques

• Résumer un fil de trente courriels sur un projet fictif et lister les actions en attente
• Rédiger une réponse de refus courtoise à une demande commerciale fictive
• Préparer une réunion client à partir des échanges et documents de la semaine
• Relancer un fournisseur fictif en adaptant le ton à la troisième relance
• Transformer un courriel de demande en tâche et en invitation de réunion

Exercice de démonstration

Sur une boîte de réception fictive de cinquante courriels, le formateur fait résumer un fil de projet, rédiger une réponse d’arbitrage, la relire avec le coaching de rédaction et préparer la réunion de suivi associée.

Outils étudiés

Microsoft 365 Copilot, Outlook, Microsoft Copilot Chat, Teams, OneDrive

Livrables

• Bibliothèque de prompts Outlook : synthèse, réponse, relance, refus, demande d’arbitrage
• Routine quotidienne de traitement de la messagerie avec Copilot
• Trame de relecture avant envoi : destinataires, faits, ton, pièces jointes
• Fiche confidentialité et courriels sensibles

Modalités pédagogiques et évaluation

• À distance en direct, 7 h sur 1 journée, groupes de 10 participants maximum.
• Quiz de positionnement et quiz final
• Exercice pratique : traitement d’une série de courriels fictifs avec Copilot
• Relecture critique d’un brouillon généré, corrigée en groupe

Confidentialité et conformité

Boîte de réception et courriels entièrement fictifs fournis par AI2 Lab ; aucun courriel réel, interne ou client, n’est traité pendant la session.

• La licence Microsoft 365 Copilot n’est pas incluse dans le prix de la formation ; les fonctionnalités dépendent de la licence, du client Outlook et de la configuration du tenant
• Permissions, paramètres de messagerie et politiques de conservation à vérifier par l’administration avant les exercices
• AI2 Lab est un organisme de formation indépendant, sans partenariat ni lien commercial avec Microsoft
• RGPD : aucun courriel réel en session ; relecture humaine obligatoire avant envoi

Formateur

Formateur Microsoft 365 et IA générative, praticien de Copilot dans Outlook et Teams, habitué aux problématiques d’organisation personnelle en entreprise.

Personnalisation (intra)

• Boîte de réception fictive reproduisant vos typologies de courriels (clients, fournisseurs, interne)
• Prompts de réponse alignés sur votre charte de communication
• Version pour assistants de direction ou pour équipes commerciales

Inclus dans la gamme Premium

• Questionnaire de besoins avant session
• Exercices contextualisés à votre activité
• Bibliothèque de prompts métier
• Modèles de documents réutilisables
• Fiche sécurité et confidentialité
• Plan d'action individuel
• Évaluation finale et attestation de réalisation

Conditions

• Tarifs hors taxes ; licences logicielles non incluses.
• Devis, programme et convention de formation transmis après un échange de qualification ; date confirmée une fois le formateur disponible.
• Financement possible via OPCO ou plan de développement des compétences selon les critères de l’OPCO ; formation non certifiante, non éligible au CPF.
• Attestation de réalisation remise en fin de formation ; feuilles d’émargement fournies.