Microsoft 365 Copilot avec SharePoint et OneDrive : recherche et gestion documentaire

Problème métier résolu

L’information documentaire est dispersée et mal classée, les équipes ne la retrouvent pas, et l’ouverture à Copilot révèle des partages trop larges faute de règles de gestion et de permissions maîtrisées.

Présentation

L’information d’une organisation est dispersée dans des sites SharePoint, des bibliothèques et des espaces OneDrive que personne ne maîtrise entièrement. Microsoft 365 Copilot permet d’interroger ces contenus, de comparer des documents et de synthétiser un dossier, mais son efficacité dépend de la qualité du classement, des métadonnées et des permissions. Cette formation de deux jours à distance apprend d’abord à rechercher et exploiter des documents fictifs avec Copilot, puis à organiser une bibliothèque, à comprendre le partage et les étiquettes de confidentialité, et enfin à créer et paramétrer un agent SharePoint sur un périmètre documentaire maîtrisé.

Public

• Gestionnaires documentaires, assistants et fonctions support
• Chefs de projet et responsables d’équipe gérant des espaces partagés
• Responsables qualité, juridiques ou RH maintenant des référentiels
• Propriétaires de sites SharePoint et référents Microsoft 365
• Chargés de mission en charge de la connaissance interne

Niveau et prérequis

Niveau : Tous niveaux.

• Pratique courante de SharePoint ou OneDrive (navigation, partage, versions)
• Licence Microsoft 365 Copilot active et accès à un site SharePoint de test fourni ou préparé avec l’administration
• Droits de création d’agent SharePoint sur le site de test, selon la configuration du tenant
• Licence Microsoft 365 Copilot active par participant
• Site SharePoint de test et espace OneDrive accessibles, préparés avec l’administration
• Droits de création d’agent SharePoint sur le site de test (selon la configuration du tenant)
• Accès Copilot Studio et Power Automate en consultation pour le jour 2 (crédits et connecteurs premium non requis)

Objectifs opérationnels

• Retrouver un document, une version ou une information précise avec Copilot dans SharePoint, OneDrive et le chat
• Comparer, résumer et interroger plusieurs documents d’un même dossier
• Organiser une bibliothèque : structure, métadonnées, nommage, versions
• Comprendre les permissions, le partage et les étiquettes de confidentialité tels que Copilot les respecte
• Créer et paramétrer un agent SharePoint sur un périmètre documentaire défini
• Définir des règles de gestion documentaire compatibles avec Copilot

Compétences visées

• Rechercher et retrouver des documents avec Copilot dans SharePoint, OneDrive et le chat
• Résumer, comparer et extraire l’information d’un dossier
• Organiser une bibliothèque exploitable par Copilot
• Lire et corriger permissions, partages et étiquettes
• Créer, tester et encadrer un agent SharePoint

Programme séquencé

Cas pratiques

• Retrouver la dernière version validée d’une procédure fictive et ce qui a changé
• Résumer un dossier d’appel d’offres fictif de vingt documents en une note
• Comparer deux versions d’un contrat type fictif et lister les écarts
• Nettoyer une bibliothèque de projet encombrée et définir son plan de classement
• Créer un agent qui répond aux questions sur un référentiel qualité fictif
• Mettre en place un flux d’approbation de documents avec notification Teams

Exercice de démonstration

Sur un espace documentaire fictif de deux cents fichiers, le formateur retrouve une version précise d’une procédure, résume un dossier de dix documents, puis crée en direct un agent SharePoint qui répond à des questions sur ce référentiel et montre une réponse à corriger.

Outils étudiés

Microsoft 365 Copilot, SharePoint, OneDrive, Microsoft Copilot Chat, Agents SharePoint, Copilot Studio, Power Automate

Livrables

• Bibliothèque de prompts de recherche et de synthèse documentaire
• Plan de classement et règles de nommage d’une bibliothèque pilote
• Agent SharePoint configuré sur une bibliothèque fictive, avec sa fiche de paramétrage
• Liste de contrôle permissions et partage avant ouverture à Copilot
• Plan d’action individuel sur 30 jours

Modalités pédagogiques et évaluation

• À distance en direct, 14 h sur 2 journées, groupes de 10 participants maximum.
• Quiz de positionnement et quiz final
• Exercice pratique : recherche et synthèse dans un espace fictif
• Agent SharePoint créé, testé et documenté en fin de jour 2
• Plan d’action individuel relu par le formateur

Confidentialité et conformité

Espace documentaire, procédures et contrats entièrement fictifs fournis par AI2 Lab sur un site de test ; aucune bibliothèque réelle de l’organisation n’est interrogée pendant la session.

• Licences Microsoft 365 Copilot, Copilot Studio et Power Automate, ainsi que les crédits et connecteurs premium consommés, ne sont pas inclus dans le prix de la formation
• Permissions, partages, étiquettes de confidentialité et droits de création d’agents doivent être vérifiés et configurés par l’administration avant les exercices
• AI2 Lab est un organisme de formation indépendant, sans partenariat ni lien commercial avec Microsoft
• RGPD : données fictives uniquement ; les documents réels contenant des données personnelles relèvent des règles internes et du DPO
• Les fonctionnalités des agents dépendent de la licence et de la configuration du tenant ; chaque réponse d’agent reste à vérifier par un humain

Formateur

Formateur Microsoft 365 spécialisé SharePoint et gestion documentaire, praticien de Microsoft 365 Copilot et des agents SharePoint en environnement d’entreprise.

Personnalisation (intra)

• Espace de test reproduisant la structure de vos sites et bibliothèques
• Plan de classement et règles de nommage adaptés à votre référentiel (qualité, juridique, projets)
• Agent pilote conçu sur un cas d’usage choisi avec vous
• Session associée pour les administrateurs sur la gouvernance et les permissions

Inclus dans la gamme Premium

• Questionnaire de besoins avant session
• Exercices contextualisés à votre activité
• Bibliothèque de prompts métier
• Modèles de documents réutilisables
• Fiche sécurité et confidentialité
• Plan d'action individuel
• Évaluation finale et attestation de réalisation
• Point de suivi à 30 jours (visio 45 min)

Conditions

• Tarifs hors taxes ; licences logicielles non incluses.
• Devis, programme et convention de formation transmis après un échange de qualification ; date confirmée une fois le formateur disponible.
• Financement possible via OPCO ou plan de développement des compétences selon les critères de l’OPCO ; formation non certifiante, non éligible au CPF.
• Attestation de réalisation remise en fin de formation ; feuilles d’émargement fournies.