Formation IA générative pour les Directeurs d’EHPAD et d’Établissements médico-sociaux

Problème métier résolu

Projet d’établissement, évaluation de la qualité, CPOM, rapport d’activité, réclamations des familles et recrutement reposent sur des directions aux équipes administratives restreintes. Les directeurs veulent s’appuyer sur l’IA pour cette charge documentaire sans exposer les données des résidents ni fragiliser leurs réponses aux autorités.

Présentation

Projet d’établissement, évaluation de la qualité, CPOM, rapport d’activité, réponses aux familles et aux autorités de tutelle, recrutement : les directeurs d’EHPAD et d’ESMS font face à une charge documentaire lourde avec des équipes restreintes. Cette formation de deux jours apprend à mobiliser l’IA générative sur ces chantiers, en respectant le secret professionnel, le RGPD et les règles propres aux données des résidents. Le premier jour pose les fondamentaux et les cas courants ; le second aborde le pilotage qualité, les RH, l’automatisation et la conduite du projet IA de l’établissement. Les participants travaillent sur leurs propres documents et repartent avec un plan d’action pour leur structure.

Public

• Directeurs et directeurs adjoints d’EHPAD
• Directeurs d’ESMS (foyers, IME, SSIAD, résidences autonomie)
• Responsables qualité et gestion des risques
• Cadres administratifs et responsables RH d’établissement

Niveau et prérequis

Niveau : Tous niveaux.

• Aucune compétence technique requise
• Un ordinateur portable et un compte ChatGPT ou Copilot (gratuit accepté)
• Compte ChatGPT Team ou Claude Pro (version professionnelle recommandée)
• Licence Microsoft 365 Copilot active pour les ateliers dans Outlook, Word, Excel et Teams
• Accès à NotebookLM et compte Canva (versions gratuites acceptées)
• Compte n8n (version cloud d’essai ou instance interne) pour le module d’automatisation

Objectifs opérationnels

• Rédiger projet d’établissement, rapport d’activité et réponses aux autorités
• Préparer l’évaluation de la qualité et piloter le plan d’amélioration continue
• Communiquer avec les familles et le conseil de la vie sociale avec clarté
• Accélérer recrutement, intégration et formation des équipes
• Automatiser les tâches administratives répétitives de l’établissement
• Conduire un projet d’usage de l’IA conforme au RGPD et à l’IA Act

Compétences visées

• Rédiger note de service, courrier aux familles et réponse à l’ARS adaptés à chaque destinataire
• Préparer l’évaluation de la qualité en reliant critères, preuves et plan d’amélioration continue avec NotebookLM
• Structurer un rapport d’activité et une préparation de CPOM à partir des indicateurs de l’établissement
• Produire annonces, grilles d’entretien et parcours d’intégration pour les équipes soignantes et hôtelières
• Mettre en place un workflow n8n de traitement des demandes des familles avec validation humaine et journalisation

Programme séquencé

Cas pratiques

• Rédiger la réponse à une injonction de l’ARS après inspection
• Préparer l’auto-évaluation HAS sur le chapitre consacré à la personne accompagnée
• Répondre à une réclamation de famille sur la prise en charge nocturne
• Structurer le rapport d’activité annuel pour le conseil d’administration
• Créer un parcours d’intégration pour un aide-soignant de nuit
• Synthétiser les comptes rendus de six réunions de CVS

Exercice de démonstration

À partir d’un rapport d’inspection fictif, le formateur fait produire en direct la trame d’une réponse à l’ARS et un plan d’actions associé, puis montre comment confronter chaque engagement proposé par l’outil aux preuves réellement disponibles dans l’établissement avant transmission.

Outils étudiés

ChatGPT, Microsoft Copilot, Claude, NotebookLM, Canva IA, n8n

Livrables

• Bibliothèque de 40 prompts pour la direction d’établissement
• Trame de projet d’établissement et de rapport d’activité
• Charte d’usage de l’IA pour l’établissement
• Workflow n8n de traitement des demandes des familles prêt à adapter
• Plan d’action 30 jours

Modalités pédagogiques et évaluation

• À distance en direct, 14 h sur 2 journées, groupes de 10 participants maximum.
• Auto-positionnement initial sur les usages, les outils et les règles de confidentialité de l’établissement
• Exercice corrigé de rédaction d’une réponse à une autorité de contrôle à partir d’un dossier fictif
• Projet fil rouge : charte d’usage et plan d’action IA de l’établissement présentés en fin de deuxième jour
• Questionnaire final et plan d’action 30 jours

Confidentialité et conformité

Les ateliers reposent sur des documents fictifs d’établissement et sur les procédures et trames du participant vidées de toute donnée sur les résidents, les familles et les salariés ; aucune donnée réelle n’est saisie pendant la session.

• Secret professionnel et données des résidents : aucune information identifiante dans un outil non validé par le gestionnaire
• RGPD et hébergement des données de santé : exigence d’un hébergeur certifié HDS pour tout traitement de données réelles de résidents
• Droit du travail et dialogue social : information et consultation des représentants du personnel sur les usages de l’IA affectant l’organisation
• Recrutement : absence de tri automatisé des candidatures et vigilance sur les biais dans les annonces et grilles produites
• IA Act et traçabilité : supervision humaine documentée pour tout workflow automatisé traitant des demandes de familles

Formateur

Formateur IA ayant une expérience de la direction ou du pilotage qualité d’un établissement médico-social et une pratique documentée des outils d’IA générative, avec relecture des contenus par un directeur d’ESMS en exercice.

Personnalisation (intra)

• Cas pratiques adaptés à votre type de structure : EHPAD, foyer d’accueil, IME, SSIAD, résidence autonomie
• Intégration de vos procédures, de votre projet d’établissement et de vos trames de rapport anonymisés
• Format groupe pour plusieurs établissements d’une même association ou d’un même gestionnaire
• Workflow n8n connecté à votre messagerie ou à votre outil de gestion des réclamations

Inclus dans la gamme Expert métier

• Entretien de cadrage avec le formateur (30 min)
• Cas pratiques sur documents fictifs de votre spécialité
• Bibliothèque de prompts et modèles de votre métier
• Assistant ou workflow construit pendant la session
• Fiche confidentialité, secret professionnel et conformité
• Plan d'action professionnel
• Évaluation finale et attestation de réalisation
• Point de suivi à 30 jours (visio 45 min)

Conditions

• Tarifs hors taxes ; licences logicielles non incluses.
• Devis, programme et convention de formation transmis après un échange de qualification ; date confirmée une fois le formateur disponible.
• Financement possible via OPCO ou plan de développement des compétences selon les critères de l’OPCO ; formation non certifiante, non éligible au CPF.
• Attestation de réalisation remise en fin de formation ; feuilles d’émargement fournies.