Formation IA générative pour les Notaires et Études notariales

Problème métier résolu

Les études notariales traitent des dossiers denses (titres, diagnostics, actes antérieurs, pièces de succession) et consacrent beaucoup de temps aux courriers, relances et explications aux parties, dans un cadre déontologique strict qui interdit toute exposition des données des clients.

Présentation

Les études notariales traitent des dossiers denses : titres de propriété, diagnostics, actes antérieurs, courriers aux parties, explications pédagogiques aux clients. Cette formation montre comment l’IA générative aide à analyser des documents volumineux, préparer des courriers et des notes, expliquer un acte en langage simple et organiser la collecte de pièces, sans jamais exposer de données de clients. Les participants travaillent sur des documents anonymisés et leurs propres modèles. Le second jour aborde les assistants personnalisés pour l’étude, l’automatisation des relances et des rendez-vous, et une charte d’usage adaptée aux obligations déontologiques de la profession.

Public

• Notaires et notaires salariés
• Clercs et collaborateurs rédacteurs
• Assistants notariaux et secrétaires d’étude
• Responsables administratifs d’office notarial

Niveau et prérequis

Niveau : Tous niveaux.

• Aucune compétence technique requise
• Un ordinateur portable et un compte Claude ou ChatGPT (version gratuite acceptée)
• Apporter quelques modèles de courriers de l’étude
• Compte Claude Pro ou Team, ou ChatGPT Team (version professionnelle recommandée pour les documents de l’étude)
• Licence Microsoft 365 Copilot active pour le module Outlook et Word (facultatif)
• Accès à NotebookLM (version gratuite acceptée)
• Compte Make (offre gratuite acceptée) pour le workflow de relance de pièces

Objectifs opérationnels

• Analyser titres, diagnostics et pièces d’un dossier pour en extraire les points clés
• Rédiger courriers, demandes de pièces et notes explicatives aux clients
• Expliquer un acte ou une clause en langage accessible pour les parties
• Préparer un rendez-vous de signature ou une succession à partir du dossier
• Organiser la collecte de pièces et les relances avec des outils d’automatisation
• Appliquer une charte d’usage conforme au secret professionnel et à la déontologie notariale

Compétences visées

• Analyser titres de propriété, règlements de copropriété et diagnostics fictifs pour en extraire les points d’attention
• Rédiger courriers aux parties, demandes de pièces et notes explicatives avant un rendez-vous
• Expliquer un acte ou une clause en langage accessible pour les parties
• Préparer la chronologie et les tableaux de synthèse d’une succession à partir de pièces anonymisées
• Mettre en place un assistant pour l’étude et un workflow de collecte et de relance de pièces encadrés

Programme séquencé

Cas pratiques

• Résumer un règlement de copropriété avant une vente
• Rédiger une demande de pièces complète pour une succession
• Expliquer une clause de substitution à un acquéreur
• Préparer la chronologie d’une succession à partir des pièces
• Automatiser les relances de pièces manquantes avant signature
• Rédiger une fiche pratique interne sur une réforme récente

Exercice de démonstration

À partir d’un règlement de copropriété fictif et d’un dossier de succession fictif, le formateur fait produire en direct la synthèse des points d’attention avant une vente, une note explicative pour l’acquéreur et la demande de pièces complète aux héritiers, puis montre une omission de l’outil et le contrôle sur la pièce d’origine.

Outils étudiés

Claude, ChatGPT, Mistral (Le Chat), Microsoft Copilot, NotebookLM, Make

Livrables

• Bibliothèque de 40 prompts pour l’étude notariale
• Modèles de courriers et de notes explicatives assistés par IA
• Grille d’analyse de dossier de vente immobilière ou de succession
• Workflow Make de collecte et de relance de pièces, prêt à adapter
• Charte d’usage de l’IA pour l’office

Modalités pédagogiques et évaluation

• À distance en direct, 14 h sur 2 journées, groupes de 10 participants maximum.
• Auto-positionnement en début de session sur les usages, les outils et le secret professionnel
• Exercices corrigés : courrier aux parties, note explicative, synthèse d’un titre
• Projet fil rouge : workflow de collecte de pièces et assistant de l’étude présentés au formateur
• Questionnaire final et plan d’action 30 jours par collaborateur

Confidentialité et conformité

Les ateliers utilisent des titres, diagnostics, actes et dossiers fictifs rédigés pour la formation ou des modèles de courriers de l’étude vidés de toute donnée de client ; aucun dossier réel n’est traité pendant la session.

• Secret professionnel du notaire : aucune donnée de client ou de partie dans un outil non validé par l’office
• Déontologie notariale : responsabilité du notaire sur tout acte et toute information délivrée, information des clients sur l’usage de l’IA
• RGPD : outils professionnels avec garanties contractuelles, hébergement et conservation documentés
• Vérification humaine obligatoire de toute synthèse, chronologie ou explication produite par l’outil sur la pièce d’origine
• IA Act : transparence et supervision humaine des assistants et workflows mis en place

Formateur

Formateur IA disposant d’une expérience significative en étude notariale ou en pratique juridique immobilière et patrimoniale, avec une pratique documentée des outils d’IA générative ; contenus relus par un notaire en exercice.

Personnalisation (intra)

• Dossiers fictifs adaptés à votre activité dominante : vente immobilière, succession, droit de la famille, droit des sociétés
• Intégration de vos modèles de courriers et de notes anonymisés dans l’assistant de l’étude
• Workflow Make adapté à votre logiciel de rédaction d’actes et à votre gestion de rendez-vous
• Session réservée à l’office avec cadrage préalable sur les outils autorisés

Inclus dans la gamme Expert métier

• Entretien de cadrage avec le formateur (30 min)
• Cas pratiques sur documents fictifs de votre spécialité
• Bibliothèque de prompts et modèles de votre métier
• Assistant ou workflow construit pendant la session
• Fiche confidentialité, secret professionnel et conformité
• Plan d'action professionnel
• Évaluation finale et attestation de réalisation
• Point de suivi à 30 jours (visio 45 min)

Conditions

• Tarifs hors taxes ; licences logicielles non incluses.
• Devis, programme et convention de formation transmis après un échange de qualification ; date confirmée une fois le formateur disponible.
• Financement possible via OPCO ou plan de développement des compétences selon les critères de l’OPCO ; formation non certifiante, non éligible au CPF.
• Attestation de réalisation remise en fin de formation ; feuilles d’émargement fournies.