Power Automate et Copilot : automatisation de workflows professionnels

Problème métier résolu

Les équipes perdent des heures sur des enchaînements manuels (classement, relances, validations, recopies) et les rares flux existants reposent sur une seule personne, sans documentation ni gestion des erreurs.

Présentation

Dans la plupart des services, les mêmes gestes se répètent chaque semaine : transférer une pièce jointe dans le bon dossier, relancer une validation, recopier un formulaire dans un tableau, prévenir une équipe. Power Automate, inclus avec de nombreuses licences Microsoft 365 pour les connecteurs standard, permet d’automatiser ces enchaînements. Cette formation apprend à concevoir des flux propres et maintenables, à mettre en place des circuits d’approbation, à produire des documents Word et Excel automatiquement, puis à utiliser Copilot pour décrire, expliquer et corriger un flux. Chaque participant construit un projet fil rouge sur des données fictives et repart avec des flux prêts à adapter à son service.

Public

• Assistants de direction, office managers et fonctions support
• Responsables administratifs, RH, achats ou qualité
• Chefs de projet et référents outils Microsoft 365 en PME et ETI
• Membres d’équipes IT de proximité sans profil développeur
• Toute personne chargée d’un processus répétitif sur Outlook, SharePoint ou Teams

Niveau et prérequis

Niveau : Tous niveaux.

• Pratique régulière de Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint ou OneDrive)
• Aucune compétence en développement requise
• Un ordinateur avec accès à Power Automate sur un environnement de test validé par votre administrateur
• Licence Microsoft 365 incluant Power Automate avec connecteurs standard (Outlook, SharePoint, Teams, Forms, Approbations)
• Licence Power Automate Premium par utilisateur uniquement pour les exercices optionnels sur connecteurs premium
• Licence Microsoft 365 Copilot recommandée pour les modules Copilot ; Microsoft Copilot Chat suffit pour la rédaction des descriptions
• Environnement Power Platform de test avec droits de création de flux, validé par votre administrateur

Objectifs opérationnels

• Identifier les processus de son service qui se prêtent à l’automatisation
• Construire des flux cloud déclenchés par un e-mail, un formulaire ou une liste SharePoint
• Mettre en place un circuit d’approbation à plusieurs étapes avec notifications Teams
• Générer automatiquement des documents Word et alimenter des tableaux Excel
• Utiliser Copilot pour décrire, expliquer et corriger un flux Power Automate
• Documenter, partager et maintenir ses flux dans le respect des règles de la DSI

Compétences visées

• Cadrer un processus et choisir le bon déclencheur
• Construire un flux cloud avec conditions, approbations et notifications
• Générer des documents et alimenter des tableaux automatiquement
• Utiliser Copilot pour décrire, expliquer et corriger un flux
• Documenter, partager et maintenir ses automatisations

Programme séquencé

Cas pratiques

• Classer automatiquement les factures fournisseurs fictives reçues par e-mail dans SharePoint
• Faire approuver une demande de congé ou d’achat avec relance automatique
• Générer une attestation Word à partir d’une réponse de formulaire
• Alimenter un tableau de suivi Excel depuis une liste SharePoint
• Prévenir une équipe Teams lorsqu’un document est déposé ou modifié
• Résumer les demandes entrantes d’une boîte partagée et les router

Exercice de démonstration

Un formulaire fictif de demande d’achat déclenche un flux qui vérifie le montant, demande l’approbation du bon niveau hiérarchique dans Teams, génère le bon de commande Word et archive le tout dans SharePoint, avec notification en cas de refus ou d’absence de réponse.

Outils étudiés

Power Automate, Microsoft 365 Copilot, Microsoft Copilot Chat, SharePoint, Microsoft Forms, Teams, Outlook

Livrables

• Cinq flux modèles prêts à adapter : classement, notification, approbation, document, tableau
• Fiche de cadrage d’un processus à automatiser (déclencheur, étapes, exceptions, responsable)
• Bibliothèque de descriptions en langage naturel pour générer des flux avec Copilot
• Check-list de mise en production : tests, gestion des erreurs, propriété, documentation
• Plan d’action individuel : trois automatisations à déployer dans le mois

Modalités pédagogiques et évaluation

• À distance en direct, 14 h sur 2 journées, groupes de 10 participants maximum.
• Quiz de positionnement en début de session et quiz final sur les notions clés
• Construction évaluée d’un flux d’approbation complet sur données fictives
• Présentation du projet fil rouge au groupe avec grille d’observation du formateur
• Plan d’action individuel revu lors du point de suivi à 30 jours

Confidentialité et conformité

Toutes les données (demandes, factures, contacts, listes) sont fictives et fournies par le formateur ou créées en séance ; aucun document ou processus réel de l’entreprise n’est connecté pendant les exercices.

• Les licences Microsoft 365, Power Automate Premium, Microsoft 365 Copilot et les crédits AI Builder consommés ne sont pas inclus dans le prix de la formation
• Droits, permissions, environnements et stratégies de données (DLP) doivent être vérifiés par votre administrateur avant les exercices
• RGPD : tout flux traitant des données personnelles doit être documenté avec le DPO ; la session n’utilise que des données fictives
• Validation humaine obligatoire pour toute action engageante (envoi externe, paiement, décision RH)
• AI2 Lab est un organisme de formation indépendant, sans lien de partenariat ni d’accréditation avec Microsoft

Formateur

Formateur praticien de Power Platform ayant déployé des flux Power Automate en entreprise, à l’aise avec la gouvernance Microsoft 365 et la pédagogie auprès de publics non techniques.

Personnalisation (intra)

• Choix des processus fil rouge à partir du questionnaire de besoins (RH, achats, qualité, administratif)
• Ateliers sur vos modèles de documents et vos listes SharePoint reconstitués en données fictives
• Module optionnel sur les connecteurs premium ou sur un outil tiers de votre environnement
• Session dédiée à une équipe IT de proximité avec approfondissement gouvernance

Inclus dans la gamme Premium

• Questionnaire de besoins avant session
• Exercices contextualisés à votre activité
• Bibliothèque de prompts métier
• Modèles de documents réutilisables
• Fiche sécurité et confidentialité
• Plan d'action individuel
• Évaluation finale et attestation de réalisation
• Point de suivi à 30 jours (visio 45 min)

Conditions

• Tarifs hors taxes ; licences logicielles non incluses.
• Devis, programme et convention de formation transmis après un échange de qualification ; date confirmée une fois le formateur disponible.
• Financement possible via OPCO ou plan de développement des compétences selon les critères de l’OPCO ; formation non certifiante, non éligible au CPF.
• Attestation de réalisation remise en fin de formation ; feuilles d’émargement fournies.